Système de gestion des tâches

Résumé PaT peut être configuré comme un système de gestion des tâches. Vous pouvez vous attribuer des tâches ou en attribuer à d’autres membres de l’équipe, puis les suivre toutes au même endroit pour qu’aucune ne passe entre les mailles du filet. En plus d’aider chacun à organiser sa charge de travail, la gestion des tâches de PaT vise à encourager la responsabilisation et la transparence, et chaque utilisateur dispose d’un score d’intégrité. Ce module explique comment terminer une tâche, demander son report et refuser une tâche attribuée à la mauvaise personne. D’autres modules détaillent des fonctionnalités spécifiques des tâches.

Étapes

Étape 1

Vos tâches se trouvent sur le mur des tâches, dont le nom est affiché en haut à gauche de la page. Lorsque l’onglet À faire est sélectionné dans la rangée d’onglets en haut à droite, vos tâches sont réparties en colonnes selon leur échéance, des tâches en retard et à réaliser aujourd’hui à gauche jusqu’à celles dont l’échéance est dans plus de 30 jours à droite. Chaque tâche apparaît sur une carte indiquant son nom et sa date d’échéance.

Étape 2

Votre score d’intégrité se trouve en haut au centre de l’écran : il s’agit du pourcentage intitulé « Intégrité », à droite de votre photo de profil. Il reflète votre capacité à gérer et à terminer les tâches qui vous sont attribuées. Il reste bon lorsque vous terminez les tâches dans les délais. Il commence à baisser lorsque des tâches sont en retard et que vous ne communiquez pas ou n’agissez pas.

Terminer une tâche

Étape 3

Sur le mur des tâches, cliquez sur la carte d’une tâche que vous avez terminée. Un panneau s’ouvre à droite de l’écran et affiche le nom de la tâche, la personne assignée et l’échéance, ainsi qu’une rangée de quatre icônes : un crayon, une croix rouge, un point d’interrogation orange et une coche verte.

Étape 4

Cliquez sur la coche verte, la dernière des quatre icônes. Une boîte de dialogue de confirmation s’ouvre au centre de l’écran et vous demande de confirmer que vous souhaitez terminer la tâche.

Étape 5

Cliquez sur OK. La tâche est marquée comme terminée et disparaît de votre mur des tâches. Les tâches terminées peuvent être suivies dans les rapports et les tableaux de bord : le travail est ainsi consigné et l’avancement visible dans toute l’entreprise.

Reporter une tâche

Remarque. Demander à reporter une tâche avant qu’elle ne soit en retard ne constitue pas une mauvaise performance. Cela témoigne d’une bonne planification et d’une bonne communication : vous avez repéré un problème à temps et vous gérez les attentes. Des reports répétés peuvent révéler des problèmes de charge de travail ou de gestion du temps. Les responsables peuvent s’en servir pour déterminer qui a besoin de davantage de soutien ou de ressources, ou d’un ajustement de sa charge de travail. Le score d’intégrité n’est pas là pour punir qui que ce soit. Il vise à favoriser la prise en charge, la responsabilisation et une communication précoce.

Étape 6

Si vous ne pouvez pas terminer une tâche avant sa date d’échéance, demandez à la reporter plutôt que de la laisser passer en retard. Dans le mur des tâches, cliquez sur la carte de la tâche. Son panneau s’ouvre à droite.

Étape 7

Cliquez sur le point d’interrogation orange, le troisième des quatre icônes, juste à gauche de la coche verte. Une fenêtre s’ouvre, intitulée VEUILLEZ PRÉCISER POURQUOI VOUS SOUHAITEZ REPORTER LA TÂCHE.

Étape 8

Dans la zone de texte sous ce titre, indiquez pourquoi vous avez besoin de plus de temps. Une note rouge sous la zone indique : « Cette action clôturera toutes les tâches en cours d’escalade liées à cette tâche. »

Étape 9

Cliquez sur la zone veuillez sélectionner une nouvelle date d’échéance, sous la note rouge. Un calendrier s’ouvre. Choisissez la nouvelle date et, si nécessaire, l’heure dans les champs en haut du calendrier, puis cliquez sur OK en bas du calendrier.

Étape 10

Cliquez sur APPUYEZ POUR REPORTER, en bas de la fenêtre.

Étape 11

Si un autre membre de l’équipe vous a attribué la tâche, il reçoit votre demande de report et peut l’approuver ou la refuser. Si vous vous êtes attribué la tâche, la demande est approuvée automatiquement et la carte de la tâche affiche la nouvelle date d’échéance.

Refuser une tâche

Étape 12

Si une tâche a été attribuée à la mauvaise personne, refusez-la afin qu’elle puisse être attribuée à la bonne personne. Sur le mur des tâches, cliquez sur la carte de la tâche pour ouvrir son panneau.

Étape 13

Cliquez sur la croix rouge, la deuxième des quatre icônes.

Étape 14

Si vous vous êtes attribué la tâche, une boîte de dialogue de confirmation vous demande de confirmer que vous souhaitez refuser votre propre tâche. Cliquez sur OK. La tâche disparaît de votre mur des tâches.

Étape 15

Si un autre utilisateur vous a attribué la tâche, vous pouvez indiquer pourquoi vous la refusez : vous ne pouvez pas l’effectuer ou vous n’êtes pas la bonne personne pour cette tâche. Cette personne reçoit votre demande de refus. Elle peut l’accepter et réattribuer la tâche, ou la rejeter et vous laisser la tâche. En refusant une tâche de cette manière, vous veillez à ce qu’elle reste attribuée à la bonne personne.