Mur des tâches

Résumé Votre Mur des tâches affiche vos tâches regroupées par échéance, dans des colonnes allant de « En retard » à « Plus de 30 jours » : la vue chronologique. Vous pouvez réduire un groupe de tâches pour vous concentrer sur une période. Ouvrez une tâche depuis le mur pour la modifier, ajouter un commentaire ou des fichiers, la rejeter, demander un nouveau délai ou la marquer comme terminée. Vous pouvez également changer de vue pour afficher les tâches que vous avez attribuées à d’autres personnes, les tâches de votre équipe ou vos tâches par catégorie. Vous pouvez aussi masquer les tâches d’escalade, rechercher une tâche, actualiser le mur et télécharger vos tâches dans Excel.

Étapes

Introduction. Votre Mur des tâches répertorie les tâches que vous devez effectuer. La plupart des personnes le consultent tout au long de la journée pour voir quelles tâches sont en retard, à échéance aujourd’hui ou à venir.

Étape 1

Cliquez sur « Mur des tâches » en haut à gauche de la page. Le mur s’ouvre dans la vue chronologique, où vos tâches sont regroupées dans des colonnes selon leur échéance. Les tâches en retard se trouvent dans la première colonne à gauche, « En retard ».

Étape 2

La colonne suivante, « Aujourd’hui », contient les tâches à échéance aujourd’hui.

Étape 3

La troisième colonne, « +24 h », contient les tâches qui arrivent à échéance dans les 24 prochaines heures.

Étape 4

La colonne « +48 h » contient les tâches qui arrivent à échéance dans les 48 prochaines heures, et ainsi de suite sur le mur : 7 jours, 14 jours, 30 jours et plus de 30 jours. Chaque colonne correspond à une période pendant laquelle des tâches arrivent à échéance.

Étape 5

Pour réduire un groupe de tâches, cliquez sur l’en-tête en haut de sa colonne. La colonne se réduit à son en-tête, ses tâches sont masquées et la flèche située à droite de l’en-tête pointe vers la droite au lieu de pointer vers le bas. Cela vous permet de vous concentrer sur les échéances de certaines périodes.

Étape 6

Par exemple, réduisez les colonnes « 30 jours » et « Plus de 30 jours » pour vous concentrer sur les tâches à effectuer au cours des 14 prochains jours.

Travailler sur une tâche

Étape 7

Vous pouvez également gérer une tâche depuis votre tableau des tâches. Cliquez sur la carte de la tâche. Son panneau s’ouvre à droite de l’écran ; le titre de la tâche, la personne assignée et la date limite apparaissent en haut.

Étape 8

Certaines tâches, comme une tâche récurrente que vous vous êtes attribuée, peuvent être modifiées. Pour modifier une tâche, cliquez sur l’icône verte de modification (un stylo sur un carré) dans les détails de la tâche, à gauche de la croix rouge. Un formulaire de modification s’ouvre dans le panneau.

Étape 9

Modifiez la date d’échéance, le titre, la personne qui vous a attribué la tâche, la personne assignée ou le statut de la tâche, selon vos besoins (le formulaire comporte également une catégorie). Cliquez ensuite sur « Mettre à jour » en bas du panneau.

Étape 10

Pour écrire un commentaire à la personne qui vous a attribué la tâche (ou à vous-même), cliquez sur l’icône en forme de stylo en bas à droite du panneau de la tâche, juste à droite du trombone. Un champ de commentaire s’ouvre.

Étape 11

Saisissez votre commentaire dans le champ. Un commentaire est un bon moyen de communiquer l’état d’avancement de la tâche et de tenir la personne qui vous l’a attribuée, ou vous-même, informée de votre progression.

Étape 12

Pour ajouter des fichiers apportant davantage de contexte, faites-les glisser dans la barre « Déposez vos fichiers ici ou cliquez pour en ajouter ! » sous le champ de commentaire, ou cliquez sur la barre pour parcourir le contenu de votre appareil. Lorsque votre commentaire est prêt, cliquez sur « Publier le commentaire » en bas à droite.

Étape 13

Pour rejeter la tâche, cliquez sur la croix rouge dans les détails de la tâche. Cela envoie une demande de rejet à la personne qui vous a attribué la tâche, laquelle doit accepter ou refuser votre demande.

Étape 14

Si vous avez besoin de plus de temps pour terminer la tâche, cliquez sur le point d’interrogation orange à droite de la croix rouge pour demander une nouvelle échéance. Vous devez indiquer le motif de votre demande.

Étape 15

Une fois la tâche terminée, cliquez sur la coche verte à droite des détails de la tâche.

Étape 16

Pour une tâche que vous vous êtes attribuée, une boîte de dialogue vous demande de confirmer que vous souhaitez terminer votre propre tâche. Cliquez sur OK.

Autres vues de votre tableau des tâches

Étape 17

Pour voir les tâches que vous gérez, c’est-à-dire celles que vous avez attribuées à d’autres personnes, cliquez sur « À gérer » dans la rangée de boutons en haut à droite du tableau des tâches. Elles sont regroupées de la même manière que dans votre vue « À faire » : En retard, Aujourd’hui, +24 h, etc.

Étape 18

Pour voir les tâches par membre de l’équipe, cliquez sur « À l’équipe », à droite de « À gérer ». Vos équipes sont répertoriées à gauche, sous « Mon équipe » et « Mes équipes SD ».

Étape 19

Si vous gérez plusieurs membres du personnel, votre tableau des tâches peut inclure des tâches d’escalade, déclenchées lorsque d’autres personnes ne respectent pas leurs échéances. Pour les masquer et vous concentrer sur les tâches que vous devez effectuer vous-même, sélectionnez « Exclure les escalades du personnel » au-dessus des colonnes, à gauche de « Catégorie » et « Horizon ». Sélectionnez « Inclure toutes les tâches » pour les afficher à nouveau.

Étape 20

Pour afficher vos tâches par catégorie, sélectionnez « Catégorie », juste au-dessus de « Horizon ». Chaque catégorie possède sa propre colonne. La catégorie par défaut est « WIP » (Work In Progress, en cours).

Étape 21

Pour ajouter une catégorie, cliquez sur l’icône des paramètres (engrenages), tout à droite du Task Wall, à droite de « my Gantt ». Le panneau « Categories » s’ouvre à droite.

Étape 22

Cliquez sur « New Category » en bas du panneau.

Étape 23

Renseignez les détails de la catégorie (CategoryName, CategoryColor, CategoryAction et CategoryOrder), puis cliquez sur « Save » en bas du panneau.

Actualisation, recherche et téléchargement

Étape 24

Pour actualiser votre Task Wall, cliquez sur le bouton d’actualisation (deux flèches circulaires) en haut à gauche du tableau, à gauche du champ de recherche.

Étape 25

Vous ne retrouvez plus une tâche ? Saisissez un mot de sa description ou un mot-clé dans le champ « search description here », en haut à gauche du tableau, pour la retrouver.

Étape 26

Pour télécharger vos tâches dans un fichier Excel, cliquez sur l’icône de téléchargement juste à droite du champ de recherche.