Gestion des tâches

Résumé Votre Tableau des tâches affiche les tâches qui vous sont attribuées, réparties en colonnes selon leur échéance. Ouvrez une tâche pour consulter ses détails, ajouter un commentaire ou joindre des fichiers. Répondez ensuite de l’une des trois façons suivantes : demander sa clôture une fois terminée, la refuser si elle vous a été attribuée par erreur, ou demander un nouveau délai si vous avez besoin de plus de temps. Chaque demande modifie la couleur de la carte de la tâche sur votre Tableau des tâches jusqu’à ce que la personne qui vous l’a attribuée l’approuve ou la refuse.

Étapes

Étape 1

Cliquez sur Tableau des tâches en haut à gauche de la page. Vos tâches apparaissent sous forme de cartes dans des colonnes classées selon leur échéance, de « En retard » à gauche à « Plus de 30 jours » à droite.

Étape 2

Cliquez sur la tâche sur laquelle vous souhaitez travailler. Son panneau s’ouvre à droite de l’écran.

Étape 3

Les détails de la tâche se trouvent en haut du panneau : son titre, la personne qui vous l’a attribuée et l’échéance.

Étape 4

Pour ajouter la tâche à votre BFF, cliquez sur l’icône verte représentant une main, en haut à droite des détails de la tâche.

Étape 5

Pour copier le lien (URL) de la tâche dans le presse-papiers, cliquez sur l’icône verte de partage (une flèche sortant d’une boîte), à droite de l’icône représentant une main.

Étape 6

Pour commenter la tâche, cliquez dans la barre de commentaires sous les détails de la tâche, saisissez votre message, puis cliquez sur « Envoyer le commentaire », à droite de la barre. Votre commentaire permet à la personne qui vous a confié la tâche de suivre l’avancement de votre travail.

Étape 7

Pour joindre un fichier à la tâche, cliquez sur le trombone en bas à droite du panneau.

Étape 8

Pour rédiger un commentaire avec mise en forme, cliquez sur « Panneau de discussion avancé », le bouton violet en bas à droite du panneau, à côté du trombone. Le panneau de discussion avancé s’ouvre.

Étape 9

Saisissez votre commentaire dans la zone de texte. Pour le mettre en forme, utilisez les boutons violets situés au-dessus de la zone : B pour le gras, U pour le soulignement, puis les listes à puces et numérotées.

Étape 10

Pour ajouter un GIF à votre commentaire, cliquez sur « GIF » à l’extrémité droite de la même rangée de boutons.

Étape 11

Pour suivre le fil de discussion, cliquez sur l’étoile en haut à droite du panneau de discussion avancé. Le fil est alors conservé dans le dossier « Suivis » de votre Chat Wall.

Étape 12

Pour joindre des fichiers à votre commentaire, faites-les glisser dans la zone située sous la zone de texte et portant la mention « Déposez vos fichiers ici ou cliquez pour en ajouter un ! », ou cliquez dans cette zone pour parcourir les fichiers de votre appareil.

Étape 13

Lorsque votre commentaire est prêt, cliquez sur « Envoyer le commentaire » en bas à droite du panneau de discussion avancé. Pour fermer le panneau sans commenter, cliquez sur le « x » en haut à droite, à côté de l’étoile. Vous revenez alors au panneau de la tâche.

Terminer ou rejeter une tâche

Étape 14

Trois boutons ronds se trouvent au centre des détails de la tâche : la croix rouge permet de rejeter la tâche, le point d’interrogation orange permet de demander un nouveau délai et la coche verte permet de demander la clôture de la tâche comme terminée. Lorsque la tâche est terminée, cliquez sur la coche verte.

Étape 15

Une zone de texte s’ouvre avec le message RTC (demande de clôture) déjà saisi. Si vous le souhaitez, ajoutez des précisions sur la tâche terminée ou conservez le message par défaut. Cliquez ensuite sur APPUYER POUR TERMINER sous la zone de texte.

Étape 16

La carte de la tâche sur votre mur des tâches devient bleue. Le bleu indique que vous avez demandé la clôture de la tâche, ce qui vous permet de suivre son état d’un seul coup d’œil.

Étape 17

Pour rejeter une tâche, cliquez dessus sur votre mur des tâches. Son panneau s’ouvre à droite.

Étape 18

Si la tâche vous a été attribuée par erreur et qu’elle devrait être confiée à une autre personne ou à un autre service, cliquez sur la croix rouge dans les détails de la tâche.

Étape 19

Une zone de texte s’ouvre. Indiquez pourquoi vous rejetez la tâche : vous devez fournir un motif. Cliquez ensuite sur APPUYER POUR REJETER CETTE TÂCHE sous la zone de texte.

Étape 20

La carte de la tâche sur votre mur des tâches devient rouge, la couleur indiquant qu’une tâche a été rejetée.

Demander un délai supplémentaire

Étape 21

Pour demander un délai supplémentaire pour une tâche, cliquez dessus sur votre Tableau des tâches. Son panneau s’ouvre à droite.

Étape 22

Si vous n’avez pas terminé la tâche et avez besoin de plus de temps, cliquez sur le point d’interrogation orange dans les détails de la tâche pour demander un report.

Étape 23

Une fenêtre s’ouvre. Indiquez pourquoi vous souhaitez reporter la tâche : vous devez fournir un motif. Cliquez ensuite sur la barre « Veuillez sélectionner une nouvelle date d’échéance » sous la fenêtre.

Étape 24

Un calendrier s’ouvre. La date du jour apparaît en rouge et la date que vous sélectionnez est encadrée en rouge. Sélectionnez la nouvelle date, puis cliquez sur OK en bas du calendrier.

Étape 25

Cliquez sur « CLIQUER POUR REPORTER » en bas de la fenêtre.

Étape 26

La carte de la tâche sur votre Tableau des tâches devient violette, la couleur indiquant qu’une demande de report a été faite.

Étape 27

Les tâches bleues, rouges et violettes restent sur votre Tableau des tâches dans leur couleur respective jusqu’à ce que la personne qui vous les a attribuées approuve ou refuse votre demande. Si elle n’a pas répondu à la date d’échéance de la tâche, votre pourcentage d’intégrité des tâches (en haut de la page, à droite de votre photo) n’est pas affecté, car vous avez fait la demande avant l’échéance.

Comment le cédant répond à vos demandes

Étape 28

Vos demandes parviennent au cédant sous forme d’alertes : des compteurs rouges apparaissent sur les icônes en haut à droite de sa page, juste à gauche de « Déconnexion ». Pour voir les demandes de clôture, il clique sur la coche verte.

Étape 29

Le panneau « En attente d’approbation » s’ouvre et affiche les tâches en attente d’approbation, avec le message associé à la demande à droite. Pour chaque tâche, le cédant clique sur la coche pour approuver la demande ou sur le pouce vers le bas pour la refuser.

Étape 30

Lorsque le cédant approuve la demande, une boîte de dialogue lui demande de confirmer qu’il souhaite terminer la tâche. Il clique sur « OK », et la tâche est supprimée de votre mur des tâches.

Étape 31

Pour consulter les demandes de report d’échéance, le cédant clique sur le point d’interrogation orange en haut à droite de sa page.

Étape 32

Le panneau « Négociation de l’échéance » s’ouvre. Chaque demande indique la date proposée, et le commentaire que vous avez laissé apparaît à droite. Lorsque le cédant approuve la demande en cliquant sur le pouce vers le haut, la tâche est déplacée sur votre mur des tâches à la nouvelle date d’échéance.

Étape 33

Pour consulter les tâches refusées, le cédant clique sur la croix rouge en haut à droite de sa page. Le panneau « Refusées » s’ouvre, avec le motif que vous avez indiqué à droite.

Étape 34

Le cédant doit toujours approuver ou rejeter chaque demande, y compris une demande de rejet. S’il estime que votre rejet n’est pas valable, il peut le rejeter. S’il l’approuve, la tâche est supprimée de votre mur des tâches.

Étape 35

Une fois que le cédant a répondu, votre mur des tâches affiche le résultat : la tâche terminée et la tâche refusée ont été supprimées, et la tâche reportée a été déplacée à sa nouvelle date d’échéance.