Taakbeheer

Samenvatting Op uw Taakmuur ziet u de taken die aan u zijn toegewezen, weergegeven in kolommen op basis van de deadline. Open een taak om de details te bekijken, een opmerking te plaatsen of bestanden toe te voegen. Reageer vervolgens op een van de drie manieren: vraag om de taak te sluiten wanneer deze is afgerond, wijs de taak af als deze per ongeluk aan u is toegewezen, of vraag om een nieuwe deadline als u meer tijd nodig hebt. De kaart van de taak op uw Taakmuur krijgt voor elk verzoek een andere kleur, totdat de persoon die de taak heeft toegewezen het verzoek goedkeurt of afwijst.

Stappen

Stap 1

Klik linksboven op de pagina op Taakmuur. Uw taken worden weergegeven als kaarten in kolommen op basis van de deadline, van Achterstallig links tot Meer dan 30 dagen rechts.

Stap 2

Klik op de taak waaraan u wilt werken. Het paneel wordt aan de rechterkant van het scherm geopend.

Stap 3

De taakgegevens staan bovenaan het paneel: de titel, de Toewijzer (de persoon die u de taak heeft gegeven) en de Deadline.

Stap 4

Klik op het groene handpictogram rechtsboven bij de taakgegevens om de taak aan uw BFF toe te voegen.

Stap 5

Klik rechts van het handpictogram op het groene deelpictogram (een pijl die uit een vak komt) om de link (URL) van de taak naar uw klembord te kopiëren.

Stap 6

Als u een opmerking over de taak wilt plaatsen, klikt u in de opmerkingenbalk onder de taakdetails, typt u uw bericht en klikt u rechts van de balk op Opmerking verzenden. Met uw opmerking blijft de persoon die de taak aan u heeft toegewezen op de hoogte van uw voortgang.

Stap 7

Als u een bestand aan de taak wilt toevoegen, klikt u op de paperclip rechtsonder in het paneel.

Stap 8

Als u een opmerking met opmaak wilt schrijven, klikt u op Geavanceerd chatpaneel, de paarse knop rechtsonder in het paneel, naast de paperclip. Het geavanceerde chatpaneel wordt geopend.

Stap 9

Typ uw opmerking in het tekstvak. Gebruik de paarse knoppen boven het vak om de tekst op te maken: B voor vet, U voor onderstrepen, gevolgd door opsommingstekens en genummerde lijsten.

Stap 10

Als u een GIF aan uw opmerking wilt toevoegen, klikt u op GIF aan het rechteruiteinde van dezelfde knoppenrij.

Stap 11

Als u de chatthread wilt volgen, klikt u op de ster rechtsboven in het geavanceerde chatpaneel. De thread wordt dan bewaard in de map Volgend op uw Chat Wall.

Stap 12

Als u bijlagen aan uw opmerking wilt toevoegen, sleept u ze naar het vak onder het tekstvak met de tekst 'Zet uw bestand(en) hier neer of klik om er een toe te voegen!', of klikt u op dat vak om op uw apparaat te bladeren.

Stap 13

Wanneer uw opmerking klaar is, klikt u rechtsonder in het geavanceerde chatpaneel op Opmerking verzenden. Als u het paneel wilt sluiten zonder een opmerking te plaatsen, klikt u rechtsboven op de x, naast de ster. U keert terug naar het taakpaneel.

Een taak voltooien of afwijzen

Stap 14

In het midden van de taakdetails staan drie ronde knoppen: met de rode X wijst u de taak af, met het oranje vraagteken vraagt u om een nieuwe deadline en met het groene vinkje vraagt u om de taak als voltooid te sluiten. Klik op het groene vinkje wanneer de taak is afgerond.

Stap 15

Er verschijnt een venster met het bericht RTC (verzoek tot sluiten) er al in. Voeg desgewenst meer informatie toe over de afgeronde taak, of laat het standaardbericht staan. Klik vervolgens onder het venster op PRESS TO COMPLETE.

Stap 16

De kaart van de taak op uw Taakmuur wordt blauw. Blauw geeft aan dat u hebt verzocht de taak te sluiten, zodat u de status in één oogopslag kunt volgen.

Stap 17

Klik op uw Taakmuur op een taak om deze af te wijzen. Het bijbehorende paneel wordt rechts geopend.

Stap 18

Als de taak per ongeluk aan u is toegewezen en naar iemand anders of een andere afdeling moet gaan, klikt u op de rode X in de taakdetails.

Stap 19

Er verschijnt een venster. Typ waarom u de taak afwijst: u moet een reden opgeven. Klik vervolgens onder het venster op PRESS TO REJECT THIS TASK.

Stap 20

De kaart van de taak op uw Taakmuur wordt rood; dat is de kleur voor een afgewezen taak.

Meer tijd aanvragen

Stap 21

Als u meer tijd nodig hebt voor een taak, klikt u op de taak op uw Takenbord. Het paneel wordt aan de rechterkant geopend.

Stap 22

Als u de taak nog niet hebt afgerond en meer tijd nodig hebt, klikt u op het oranje vraagteken in de taakgegevens om uitstel aan te vragen.

Stap 23

Er wordt een venster geopend. Typ waarom u de taak wilt uitstellen: u moet een reden opgeven. Klik vervolgens op de balk ‘Selecteer een nieuwe deadline’ onder het tekstvak.

Stap 24

Er wordt een kalender geopend. De datum van vandaag wordt in rood weergegeven en de datum die u selecteert, krijgt een rood kader. Selecteer de nieuwe datum en klik vervolgens onderaan de kalender op OK.

Stap 25

Klik onderaan het venster op UITSTEL AANVRAGEN.

Stap 26

De kaart van de taak op uw Takenbord wordt paars. Paars is de kleur voor een taak waarvoor uitstel is aangevraagd.

Stap 27

Blauwe, rode en paarse taken blijven in hun eigen kleur op uw Takenbord staan totdat de persoon die de taken aan u heeft toegewezen, uw verzoek goedkeurt of afwijst. Als deze persoon niet heeft geantwoord voordat de deadline van de taak is verstreken, heeft dit geen invloed op uw taakbetrouwbaarheidspercentage (bovenaan de pagina, rechts van uw foto), omdat u het verzoek hebt ingediend voordat de deadline verstreek.

Hoe de toewijzer uw verzoeken beantwoordt

Stap 28

Uw verzoeken verschijnen bij de toewijzer als meldingen: rode aantallen op de pictogrammen rechtsboven op diens pagina, net links van ‘Afmelden’. Om verzoeken om taken af te sluiten te bekijken, klikt de toewijzer op het groene vinkje.

Stap 29

Het paneel ‘In afwachting van goedkeuring’ wordt geopend. Hierin staan de taken die op goedkeuring wachten, met rechts het bericht bij het verzoek. Bij elke taak klikt de toewijzer op het vinkje om het verzoek goed te keuren of op het duimpje omlaag om het af te wijzen.

Stap 30

Wanneer de toewijzer goedkeuring geeft, verschijnt er een venster waarin die moet bevestigen de taak te willen voltooien. De toewijzer klikt op OK, waarna de taak van uw Taakmuur wordt verwijderd.

Stap 31

Om verzoeken om een nieuwe deadline te bekijken, klikt de toewijzer op het oranje vraagteken rechtsboven op diens pagina.

Stap 32

Het paneel ‘Deadline onderhandelen’ wordt geopend. Bij elk verzoek staat de voorgestelde datum en rechts wordt de opmerking weergegeven die u hebt achtergelaten. Wanneer de toewijzer het verzoek goedkeurt met het duimpje omhoog, krijgt de taak op uw Taakmuur de nieuwe vervaldatum.

Stap 33

Om afgewezen taken te bekijken, klikt de toewijzer op de rode X rechtsboven op diens pagina. Het paneel ‘Afgewezen’ wordt geopend, met rechts uw reden.

Stap 34

De toewijzer moet elk verzoek nog steeds goedkeuren of afwijzen, ook een afwijzing. Als die uw afwijzing niet terecht vindt, kan die deze afwijzen. Als die de afwijzing goedkeurt, wordt de taak van uw Taakmuur verwijderd.

Stap 35

Zodra de overdrager heeft geantwoord, toont uw Task Wall het resultaat: de voltooide taak en de afgewezen taak zijn verwijderd en de uitgestelde taak is verplaatst naar de nieuwe vervaldatum.