Taakintegriteit: wat het is en waarom uw score daalt

Samenvatting Uw taakintegriteitsscore laat zien hoe betrouwbaar u taken op tijd afrondt. De score wordt berekend over een voortschrijdende periode van 90 dagen: het aandeel van de taken die u in die periode hebt afgerond en die op of vóór de deadline zijn voltooid. Als u een taak na de deadline afrondt, daalt uw score. Als u een taak vóór de deadline uitstelt (een Deadline Negotiation, of DN) of een taak afwijst die niet voor u bedoeld is, blijft uw score 100%. Bovenaan het scherm ziet u uw score. Op het tabblad Activiteit kunt u bijhouden welke gebeurtenissen invloed hebben gehad op uw score.

Stappen

Waarom taakintegriteit belangrijk is. Het meten van taakintegriteit op de werkplek is essentieel om kwaliteit, verantwoordelijkheid en naleving te waarborgen. Het helpt normen te handhaven, bevordert de verantwoordelijkheid van medewerkers en maakt prestatiebeoordeling mogelijk. Daarom is het van cruciaal belang voor effectief taakbeheer en het succes van de organisatie. In de onderstaande stappen leest u hoe de score werkt (de berekening en de voortschrijdende periode van 90 dagen), hoe PaT deze bijhoudt op het tabblad Activiteit, hoe u kunt nagaan welke gebeurtenissen invloed hebben gehad op uw score en hoe u deze altijd op 100% houdt door een taak af te wijzen of uit te stellen (DN).

Stap 1

Uw integriteitsscore wordt als percentage bovenaan het scherm weergegeven, direct rechts van uw foto en boven het woord Integriteit.

Stap 2

Een score van 100% betekent dat alle taken die u in de afgelopen 90 dagen hebt afgerond, op of vóór de deadline zijn voltooid. Zo laat u de organisatie zien dat u betrouwbaar bent en uw tijd en verplichtingen goed beheert: medewerkers met een hoge taakintegriteitsscore worden gezien als betrouwbaarder en beter in plannen dan medewerkers met een lagere score. Daarom is deze score belangrijk. Een hoge score behouden betekent niet dat u taken moet overhaasten, maar dat u goed plant en communiceert.

Een taak na de deadline afronden

Stap 3

Op uw Taakmuur staan uw taken in kolommen, ingedeeld op hun deadline, zoals Achterstallig en Vandaag. Klik op een taak in de kolom Achterstallig. Het taakvenster wordt aan de rechterkant van het scherm geopend.

Stap 4

Stel dat u de taak nu hebt afgerond, maar pas na de deadline. Klik in de rij met pictogrammen in het venster op het groene vinkje om te verzoeken de taak te sluiten (RTC).

Stap 5

Klik in het bevestigingsvenster op OK om de taak af te ronden. Let op: als u een taak na de deadline afrondt, daalt uw Integrity Score. In het laatste deel van deze module ziet u hoeveel.

Uw score op 100% houden

Stap 6

Klik op een taak in de kolom Vandaag. De deadline is vandaag, dus u hebt nog tijd om actie te ondernemen.

Stap 7

Als u meer tijd nodig hebt om de taak af te ronden, klikt u op het vraagteken in de rij met pictogrammen van het paneel om de deadline uit te stellen. Dit heet een DN (Deadline Negotiation). Het venster PLEASE DETAIL WHY YOU WISH TO POSTPONE wordt geopend. Let op: taken uitstellen voordat de deadline is verstreken is normaal en wordt verwacht: professionals onderhandelen doorgaans over 20–30% van hun taken. Het belangrijkste is dat u zo vroeg mogelijk een DN indient. Zo heeft de Toewijzer tijd om plannen aan te passen, belanghebbenden te beheren en op koers te blijven. Medewerkers die vroegtijdig communiceren over risico's voor deadlines zijn van onschatbare waarde: ze helpen het team om met de uitdagingen van het leven om te gaan en toch resultaten te behalen.

Let op. Voorkom DN's op het laatste moment. Wanneer u regelmatig op het laatste moment een DN indient, registreert PaT dit op de achtergrond. Dit gedrag komt vaak voort uit gebrekkige planning en timemanagement en stelt Taaktoewijzers teleur. Neem alle deadlines serieus: een lage Task Integrity doet afbreuk aan uw betrouwbaarheid. Als u moeite hebt met plannen, volg dan via de tools van PaT een training in planning en timemanagement om gemiste deadlines te voorkomen.

Stap 8

Om een taak uit te stellen, moet u meer informatie geven. Typ in het tekstvak onder PLEASE DETAIL WHY YOU WISH TO POSTPONE waarom u meer tijd nodig hebt.

Stap 9

Klik onder het tekstvak op please select a new deadline date. Er wordt een datumkiezer geopend.

Stap 10

Klik op de nieuwe datum, bijvoorbeeld de datum van morgen als u één dag extra nodig hebt, en klik vervolgens onderaan de datumkiezer op OK. Als u ook de tijd wilt wijzigen, gebruikt u de tijdkiezer boven de datums.

Stap 11

Klik op PRESS TO POSTPONE.

Stap 12

Uw verzoek om uitstel is verzonden en moet nu worden goedgekeurd. Als u de taak aan uzelf hebt toegewezen, vernieuwt u de pagina. De taak wordt dan automatisch uitgesteld. Opmerking: Op uw Task Wall wordt de taak paars. PaT gebruikt kleuren om de status van een taak aan te geven: paars betekent dat de taak onder DN valt en wacht tot de Toewijzer deze goedkeurt of afwijst. Zolang een taak onder DN valt, pauzeert PaT de meting van de taaknaleving, zodat uw score veilig is.

Stap 13

Open een andere taak op uw Task Wall. Als u denkt dat de taak niet voor u bedoeld is, u deze niet kunt uitvoeren of u niet over voldoende informatie beschikt, klikt u op de afwijsknop (een kruis in een cirkel) in de rij met pictogrammen van het paneel. U wordt gevraagd een reden op te geven. Als u de taak afwijst, wordt deze uit uw PaT verwijderd en heeft dit geen invloed op uw score.

Stap 14

Als u de taak daarentegen hebt voltooid, klikt u op het groene vinkje. Omdat u de taak vóór de uiterste datum hebt voltooid, blijft uw Integrity Score 100% of wordt deze hoger als de score lager was.

Stap 15

Klik in het bevestigingsvenster op OK.

Stap 16

Op uw Task Wall ziet u nu de nieuwe uiterste datum voor de uitgestelde taak. Wanneer u de taak hebt voltooid, klikt u erop om deze te openen.

Stap 17

Klik op het groene vinkje. Omdat de taak op tijd is voltooid, blijft uw Integrity Score 100% of wordt deze hoger als de score lager was.

Stap 18

Klik in het bevestigingsvenster op OK om de taak te voltooien.

Bekijken waardoor uw score is veranderd

Stap 19

Vernieuw de pagina PaT in uw browser om te zien welk effect de zojuist voltooide taken op uw integriteitsscore hebben gehad.

Stap 20

Na het vernieuwen is de score bovenaan het scherm veranderd: deze kan bijvoorbeeld zijn gedaald van 100% naar 98,85%. In de volgende stappen ziet u hoe u kunt achterhalen waarom.

Stap 21

Klik op het tabblad Activiteit aan de linkerkant van het scherm. Het paneel Mijn taakintegriteit wordt geopend, met uw score en rangschikkingen bovenaan.

Stap 22

Klik onder de score op Voltooid in de afgelopen 90 dagen. Daaronder worden de taken weergegeven die u in de afgelopen 90 dagen hebt voltooid.

Stap 23

Scroll helemaal naar het einde van de lijst. Elke taak is genummerd (aantal: 1, aantal: 2, enzovoort). Het nummer bij de laatste taak is dus het aantal taken dat u in de afgelopen 90 dagen hebt voltooid, bijvoorbeeld 87.

Stap 24

Klik op Achterstallig in de afgelopen 90 dagen, naast Voltooid in de afgelopen 90 dagen.

Stap 25

De lijst toont de taken die u in de afgelopen 90 dagen na de uiterste datum hebt voltooid, zoals de achterstallige taak die u zojuist hebt voltooid. Hierdoor daalt uw integriteitsscore.

Stap 26

De berekening is: (Totaal aantal taken dat in de afgelopen 90 dagen is voltooid - Taken die niet op tijd zijn voltooid) / Totaal aantal taken dat in de afgelopen 90 dagen is voltooid Voorbeeld: als u 87 taken hebt voltooid en 1 daarvan te laat was: (87 - 1) / 87 = 0,9885, een integriteitsscore van 98,85%. Als u vervolgens een nieuwe taak ontvangt en deze op tijd voltooit, stijgt uw taak-integriteitsscore naar 98,96%. Na 3 maanden wordt een taak waarvan de deadline is verstreken niet meer meegenomen in de berekening.

Tip. Voltooi uw taken op tijd. Als u een taak niet op tijd kunt voltooien, vraag dan zo snel mogelijk om uitstel naar een andere datum: met deze eenvoudige handeling blijft uw taak-integriteit op 100%. Als u een taak na de deadline voltooit, verlaagt dit uw integriteitsscore, op basis van de taken die u in de afgelopen 90 dagen hebt voltooid.