Taakbeheersysteem

Samenvatting PaT kan worden ingericht als een taakbeheersysteem. U kunt taken aan uzelf of aan andere teamleden toewijzen en ze allemaal op één plek bijhouden, zodat niets over het hoofd wordt gezien. Naast het helpen organiseren van de werklast, is het taakbeheer van PaT ontworpen om verantwoordelijkheid en transparantie te bevorderen. Elke gebruiker heeft een integriteitsscore. In deze module ziet u hoe u een taak voltooit, uitstel van een taak aanvraagt en een taak weigert die aan de verkeerde persoon is toegewezen. Andere modules behandelen specifieke taakfuncties in meer detail.

Stappen

Stap 1

Uw taken staan op de Task Wall; de naam daarvan staat linksboven op de pagina. Wanneer To do is geselecteerd in de rij tabbladen rechtsboven, worden uw taken weergegeven in kolommen op basis van de vervaldatum, van Verlopen en Vandaag links tot Meer dan 30 dagen rechts. Elke taak is een kaart met de naam en vervaldatum.

Stap 2

Uw integriteitsscore staat bovenaan in het midden van het scherm: het percentage met het label Integrity, rechts van uw profielfoto. Deze score geeft aan hoe goed u de aan u toegewezen taken beheert en voltooit. De score blijft op peil wanneer u taken op tijd voltooit. Hij begint te dalen wanneer taken verlopen zonder dat u communiceert of actie onderneemt.

Een taak voltooien

Stap 3

Klik op de Task Wall op de kaart van een taak die u hebt afgerond. Rechts op het scherm wordt een paneel geopend met de naam van de taak, de Assignee en de Deadline, en een rij met vier pictogrammen: een potlood, een rood kruis, een oranje vraagteken en een groen vinkje.

Stap 4

Klik op het groene vinkje, het laatste van de vier pictogrammen. Midden op het scherm verschijnt een bevestigingsvenster met de vraag of u de taak wilt voltooien.

Stap 5

Klik op OK. De taak wordt als voltooid gemarkeerd en verdwijnt van uw Task Wall. Voltooide taken kunnen via rapportages en dashboards worden bijgehouden, zodat het werk wordt geregistreerd en de voortgang binnen de organisatie zichtbaar is.

Een taak uitstellen

Opmerking. Een verzoek om een taak uit te stellen voordat de deadline is verstreken, is geen teken van slechte prestaties. Het getuigt van goede planning en communicatie: u hebt een probleem vroegtijdig opgemerkt en beheert de verwachtingen. Als u een taak steeds opnieuw uitstelt, kan dat wijzen op problemen met de werkdruk of timemanagement. Managers kunnen dit gebruiken om te bepalen wie meer ondersteuning of middelen nodig heeft, of bij wie de werkdruk moet worden aangepast. De Integriteitsscore is er niet om iemand te straffen. De score is bedoeld om eigenaarschap, verantwoordelijkheid en tijdige communicatie te bevorderen.

Stap 6

Als u een taak niet vóór de deadline kunt afronden, vraag dan om uitstel in plaats van de deadline te laten verstrijken. Klik op de Taakmuur op de kaart van de taak. Het paneel wordt rechts geopend.

Stap 7

Klik op het oranje vraagteken, het derde van de vier pictogrammen, direct links van het groene vinkje. Er wordt een vak geopend met de kop WAAROM WILT U UITSTEL AANVRAGEN?

Stap 8

Typ in het tekstvak onder die kop waarom u meer tijd nodig hebt. Onder het vak staat in rood: "Deze actie sluit alle escalatietaken voor deze taak af."

Stap 9

Klik op het vak Selecteer een nieuwe deadline, onder de rode melding. Er wordt een kalender geopend. Kies de nieuwe datum en, indien nodig, de tijd in de vakken bovenaan de kalender. Klik vervolgens onderaan de kalender op OK.

Stap 10

Klik onderaan het vak op KLIK OM UIT TE STELLEN.

Stap 11

Als een ander teamlid de taak aan u heeft toegewezen, ontvangt diegene uw verzoek om uitstel en kan het goedkeuren of afwijzen. Als u de taak aan uzelf hebt toegewezen, wordt het verzoek automatisch goedgekeurd en wordt de nieuwe deadline op de taakkaart weergegeven.

Een taak weigeren

Stap 12

Als een taak aan de verkeerde persoon is toegewezen, wijs deze dan af zodat de taak bij de juiste persoon terechtkomt. Klik op de Taakmuur op de kaart van de taak om het paneel te openen.

Stap 13

Klik op het rode kruis, het tweede van de vier pictogrammen.

Stap 14

Als u de taak aan uzelf hebt toegewezen, verschijnt er een bevestigingsvenster met de vraag of u uw eigen taak wilt afwijzen. Klik op OK. De taak verdwijnt van uw Taakmuur.

Stap 15

Als een andere gebruiker de taak aan u heeft toegewezen, kunt u aangeven waarom u de taak afwijst: omdat u deze niet kunt uitvoeren of omdat u niet de juiste persoon bent om deze uit te voeren. Die gebruiker ontvangt uw afwijzingsverzoek. De gebruiker kan het verzoek accepteren en de taak opnieuw toewijzen, of afwijzen en de taak aan u laten. Zo blijven taken bij de juiste eigenaren.