Aufgabenverwaltungssystem

Zusammenfassung PaT lässt sich als Aufgabenverwaltungssystem einrichten. Sie können sich selbst oder anderen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und alle Aufgaben zentral nachverfolgen, damit nichts untergeht. Neben der Unterstützung bei der Organisation des Arbeitspensums soll die Aufgabenverwaltung von PaT Verantwortungsbewusstsein und Transparenz fördern. Außerdem verfügt jede Person über einen Integritätswert. In diesem Modul erfahren Sie, wie Sie eine Aufgabe abschließen, um einen Aufschub bitten und eine Aufgabe ablehnen, die der falschen Person zugewiesen wurde. Weitere Module behandeln bestimmte Aufgabenfunktionen ausführlicher.

Schritte

Schritt 1

Ihre Aufgaben finden Sie auf der Aufgabenübersicht. Der Name der Übersicht wird oben links auf der Seite angezeigt. Wenn in der Tab-Leiste oben rechts „Zu erledigen“ ausgewählt ist, werden Ihre Aufgaben in Spalten nach Fälligkeit angezeigt – links beginnend mit „Überfällig“ und „Heute“ bis hin zu „In über 30 Tagen“ ganz rechts. Jede Aufgabe wird als Karte mit ihrem Namen und Fälligkeitsdatum dargestellt.

Schritt 2

Ihr Integritätswert wird oben in der Mitte des Bildschirms angezeigt: Es handelt sich um den Prozentsatz mit der Bezeichnung „Integrität“ rechts neben Ihrem Profilbild. Er gibt an, wie gut Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben verwalten und erledigen. Wenn Sie Aufgaben fristgerecht abschließen, bleibt Ihr Wert stabil. Er beginnt zu sinken, wenn Aufgaben überfällig werden, ohne dass Sie kommunizieren oder Maßnahmen ergreifen.

Eine Aufgabe abschließen

Schritt 3

Klicken Sie in der Aufgabenübersicht auf die Karte einer Aufgabe, die Sie erledigt haben. Rechts auf dem Bildschirm wird ein Bereich mit dem Aufgabennamen, der zugewiesenen Person und der Frist sowie einer Reihe mit vier Symbolen geöffnet: einem Stift, einem roten Kreuz, einem orangefarbenen Fragezeichen und einem grünen Häkchen.

Schritt 4

Klicken Sie auf das grüne Häkchen, das letzte der vier Symbole. In der Bildschirmmitte wird ein Bestätigungsdialog geöffnet, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Aufgabe abschließen möchten.

Schritt 5

Klicken Sie auf „OK“. Die Aufgabe wird als abgeschlossen markiert und aus Ihrer Aufgabenübersicht entfernt. Abgeschlossene Aufgaben können über Berichte und Dashboards nachverfolgt werden. So wird die Arbeit dokumentiert und der Fortschritt im gesamten Unternehmen sichtbar.

Eine Aufgabe verschieben

Hinweis. Eine Aufgabe zu verschieben, bevor sie überfällig wird, ist keine schlechte Leistung. Es zeugt von guter Planung und Kommunikation: Sie haben ein Problem frühzeitig erkannt und steuern die Erwartungen. Wiederholtes Verschieben kann auf Probleme mit der Arbeitsbelastung oder dem Zeitmanagement hinweisen. Führungskräfte können dies nutzen, um festzustellen, wer mehr Unterstützung oder Ressourcen benötigt oder wessen Arbeitsbelastung angepasst werden sollte. Der Integritäts-Score soll niemanden bestrafen. Er soll Eigenverantwortung, Verantwortlichkeit und frühzeitige Kommunikation fördern.

Schritt 6

Wenn Sie eine Aufgabe nicht bis zum Fälligkeitsdatum abschließen können, bitten Sie darum, sie zu verschieben, anstatt sie überfällig werden zu lassen. Klicken Sie auf der Aufgabenübersicht auf die Karte der Aufgabe. Rechts wird das zugehörige Fenster geöffnet.

Schritt 7

Klicken Sie auf das orangefarbene Fragezeichen, das dritte der vier Symbole, direkt links neben dem grünen Häkchen. Es öffnet sich ein Feld mit der Überschrift BITTE ERLÄUTERN SIE, WARUM SIE DIE AUFGABE VERSCHIEBEN MÖCHTEN.

Schritt 8

Geben Sie in das Textfeld unter dieser Überschrift ein, warum Sie mehr Zeit benötigen. Unter dem Feld steht in Rot: „Durch diese Aktion werden alle Eskalationsaufgaben für diese Aufgabe geschlossen.“

Schritt 9

Klicken Sie unter der roten Notiz auf das Feld BITTE WÄHLEN SIE EIN NEUES FÄLLIGKEITSDATUM AUS. Ein Kalender wird geöffnet. Wählen Sie das neue Datum und bei Bedarf die Uhrzeit in den Feldern oben im Kalender aus. Klicken Sie anschließend unten im Kalender auf OK.

Schritt 10

Klicken Sie unten im Feld auf ZUM VERSCHIEBEN KLICKEN.

Schritt 11

Wenn ein anderes Teammitglied Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat, erhält es Ihre Verschiebungsanfrage und kann sie genehmigen oder ablehnen. Wenn Sie sich die Aufgabe selbst zugewiesen haben, wird die Anfrage automatisch genehmigt und auf der Aufgabenkarte das neue Fälligkeitsdatum angezeigt.

Eine Aufgabe ablehnen

Schritt 12

Wenn Ihnen eine Aufgabe versehentlich zugewiesen wurde, lehnen Sie sie ab, damit sie der richtigen Person zugewiesen werden kann. Klicken Sie auf der Aufgabenwand auf die Karte der Aufgabe, um das zugehörige Fenster zu öffnen.

Schritt 13

Klicken Sie auf das rote Kreuz, das zweite der vier Symbole.

Schritt 14

Wenn Sie sich die Aufgabe selbst zugewiesen haben, werden Sie in einem Bestätigungsfenster gefragt, ob Sie Ihre eigene Aufgabe wirklich ablehnen möchten. Klicken Sie auf „OK“. Die Aufgabe wird von Ihrer Aufgabenwand entfernt.

Schritt 15

Wenn ein anderer Benutzer Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat, können Sie Ihre Ablehnung begründen: Sie können angeben, dass Sie die Aufgabe nicht erledigen können oder nicht die richtige Person dafür sind. Der andere Benutzer erhält Ihre Ablehnungsanfrage. Er kann sie annehmen und die Aufgabe neu zuweisen oder ablehnen und Ihnen die Aufgabe belassen. So stellen Sie sicher, dass Aufgaben bei den richtigen Verantwortlichen bleiben.