Mehrfachaufgaben

Zusammenfassung Eine Mehrfachaufgabe ist eine Aufgabe, die mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen wird. Jede Person erhält eine eigene Kopie, die sie bearbeiten kann. Sie müssen also nicht für jede Person eine separate Aufgabe erstellen. Erstellen Sie sie in einem SD. Dort zeigt das SD den Fortschritt aller an einem Ort: wer fertig ist, wer um mehr Zeit gebeten hat, wer die Frist verpasst hat und wer noch nicht angefangen hat.

Schritte

Schritt 1

Öffnen Sie das SD, zu dem die Aufgabe gehört.

Schritt 2

Suchen Sie die Reihe violetter Schaltflächen oberhalb der Abschnittsüberschriften des SD. Das Aufgabensymbol ist das vierte von links: ein Häkchen in einem Kästchen.

Schritt 3

Klicken Sie auf das Aufgabensymbol, halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie es auf das SD und lassen Sie es unter der Abschnittsüberschrift los, zu der die Aufgabe gehört. Dort wird eine neue Aufgabenzeile angezeigt, und rechts auf dem Bildschirm öffnet sich der Bereich „Aufgabe einfügen“.

Schritt 4

Geben Sie unter „Zuweisen an“ die erste Person an, für die die Aufgabe bestimmt ist.

Schritt 5

Um die Aufgabe weiteren Personen zuzuweisen, klicken Sie rechts neben „Zuweisen an“ auf das Mitgliedersymbol (zwei Personen). Der Bereich „Weitere Personen in CC“ wird geöffnet.

Schritt 6

Klicken Sie oben rechts im Bereich auf das +.

Schritt 7

Fügen Sie jede Person hinzu: Geben Sie ihren Namen in das Suchfeld oben ein oder klicken Sie unten in der Liste „Zuletzt verwendete Zuständige“ auf die Person. Alle Personen, die Sie hinzufügen, erscheinen in der Liste „CC-Zuständige“. Um jemanden zu entfernen, klicken Sie am Ende der entsprechenden Zeile auf das Minuszeichen.

Schritt 8

Wenn alle Personen in der Liste stehen, klicken Sie unten links im Bereich auf den Zurück-Pfeil, um zu „Aufgabe einfügen“ zurückzukehren.

Schritt 9

Beschreiben Sie unter „Aufgabe“, was zu erledigen ist (maximal 100 Zeichen).

Schritt 10

Legen Sie die Frist fest und klicken Sie anschließend auf „Senden“.

Schritt 11

Jetzt wurde allen die Aufgabe zugewiesen: der Person unter „Zugewiesen an“ und jeder CC-zuständigen Person. In der SD beginnt die Zeile der Aufgabe mit „CC:“ und unter „Ausgeführt von“ wird die erste Person angezeigt.

Den Fortschritt aller Personen überprüfen

Schritt 12

Klicken Sie in der Zeile der Aufgabe in der SD auf die kleine Schaltfläche SD direkt links neben der Büroklammer.

Schritt 13

Für die Aufgabe wird eine Seite geöffnet, auf der für jede Person eine Zeile angezeigt wird: Der Name steht unter „Verantwortlich“ und die Frist unter „Fälligkeitsdatum“.

Schritt 14

Die Farbe der jeweiligen Zeile zeigt den Status der Person an: - Grün: Die Person hat die Aufgabe erledigt. - Blau: Die Person hat um einen Aufschub gebeten; der Antrag wartet auf Genehmigung. - Rot: Die Person hat die Frist versäumt. - Schwarz: Die Person hat noch nichts unternommen, und die Aufgabe ist noch nicht überfällig.

Tipp. Sie können eine Aufgabe auch über das PaT-Menü erstellen, über die runde Schaltfläche „+“ am unteren Bildschirmrand, indem Sie „Aufgabe erstellen“ auswählen. Erstellen Sie die Aufgabe wie oben beschrieben innerhalb eines SD, wenn Sie den Fortschritt aller Beteiligten im Blick behalten möchten.