Aufgabenverwaltung

Zusammenfassung Ihre Aufgabenübersicht zeigt die Ihnen zugewiesenen Aufgaben in Spalten, die nach Fälligkeit geordnet sind. Öffnen Sie eine Aufgabe, um ihre Details anzusehen, einen Kommentar hinzuzufügen oder Dateien anzuhängen. Antworten Sie anschließend auf eine von drei Arten: beantragen Sie den Abschluss der Aufgabe, wenn sie erledigt ist, lehnen Sie sie ab, wenn sie Ihnen versehentlich zugewiesen wurde, oder bitten Sie um eine neue Frist, wenn Sie mehr Zeit benötigen. Jeder Antrag färbt die Aufgabenkarte in Ihrer Aufgabenübersicht, bis die Person, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat, ihn genehmigt oder ablehnt.

Schritte

Schritt 1

Klicken Sie oben links auf der Seite auf „Aufgabenübersicht“. Ihre Aufgaben werden als Karten in Spalten angezeigt, die nach Fälligkeit geordnet sind – von „Überfällig“ ganz links bis „mehr als 30 Tage“ ganz rechts.

Schritt 2

Klicken Sie auf die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten. Das zugehörige Fenster wird auf der rechten Bildschirmseite geöffnet.

Schritt 3

Die Details der Aufgabe stehen oben im Fenster: der Titel, die zuweisende Person (die Person, die Ihnen die Aufgabe erteilt hat) und die Frist.

Schritt 4

Um die Aufgabe zu Ihrem BFF hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts in den Aufgabendetails auf das grüne Handsymbol.

Schritt 5

Um den Link (die URL) der Aufgabe in Ihre Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie rechts neben dem Handsymbol auf das grüne Teilen-Symbol (einen Pfeil, der aus einem Kasten herausführt).

Schritt 6

Um die Aufgabe zu kommentieren, klicken Sie in die Kommentarleiste unter den Aufgabendetails, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie rechts neben der Leiste auf „Kommentar senden“. Mit Ihrem Kommentar halten Sie die Person, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat, über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden.

Schritt 7

Um eine Datei an die Aufgabe anzuhängen, klicken Sie unten rechts im Bereich auf die Büroklammer.

Schritt 8

Um einen formatierten Kommentar zu schreiben, klicken Sie auf „Erweitertes Chatfenster“, die violette Schaltfläche unten rechts im Bereich neben der Büroklammer. Das erweiterte Chatfenster wird geöffnet.

Schritt 9

Geben Sie Ihren Kommentar in das Textfeld ein. Verwenden Sie zum Formatieren die violetten Schaltflächen über dem Feld: B für fett, U für unterstrichen, danach die Schaltflächen für Aufzählungen und nummerierte Listen.

Schritt 10

Um Ihrem Kommentar ein GIF hinzuzufügen, klicken Sie am rechten Ende derselben Schaltflächenzeile auf „GIF“.

Schritt 11

Um dem Chatverlauf zu folgen, klicken Sie oben rechts im erweiterten Chatfenster auf den Stern. Der Chatverlauf wird dann im Ordner „Folge ich“ auf Ihrer Chat Wall gespeichert.

Schritt 12

Um Ihrem Kommentar Anhänge hinzuzufügen, ziehen Sie die Dateien in das Feld unter dem Textfeld mit der Beschriftung „Legen Sie Ihre Datei(en) hier ab oder klicken Sie, um eine hinzuzufügen!“, oder klicken Sie auf das Feld, um Ihr Gerät zu durchsuchen.

Schritt 13

Wenn Ihr Kommentar fertig ist, klicken Sie unten rechts im erweiterten Chatfenster auf „Kommentar senden“. Um das Fenster ohne Kommentar zu schließen, klicken Sie oben rechts neben dem Stern auf das x. Sie kehren zum Aufgabenbereich zurück.

Eine Aufgabe abschließen oder ablehnen

Schritt 14

In der Mitte der Aufgabendetails befinden sich drei runde Schaltflächen: Mit dem roten X lehnen Sie die Aufgabe ab, mit dem orangefarbenen ? bitten Sie um einen neuen Termin und mit dem grünen Häkchen beantragen Sie, die Aufgabe als abgeschlossen zu schließen. Wenn die Aufgabe erledigt ist, klicken Sie auf das grüne Häkchen.

Schritt 15

Es öffnet sich ein Feld, in dem die Nachricht RTC (Antrag auf Schließung) bereits eingetragen ist. Fügen Sie bei Bedarf weitere Angaben zur erledigten Aufgabe hinzu oder lassen Sie die Standardnachricht unverändert. Klicken Sie anschließend unter dem Feld auf AUF ABSCHLIESSEN KLICKEN.

Schritt 16

Die Karte der Aufgabe auf Ihrer Aufgabenwand wird blau. Blau zeigt an, dass Sie beantragt haben, die Aufgabe zu schließen, sodass Sie ihren Status auf einen Blick verfolgen können.

Schritt 17

Um eine Aufgabe abzulehnen, klicken Sie auf Ihrer Aufgabenwand darauf. Das zugehörige Bedienfeld wird rechts geöffnet.

Schritt 18

Wenn Ihnen die Aufgabe versehentlich zugewiesen wurde und sie einer anderen Person oder einer anderen Abteilung zugewiesen werden sollte, klicken Sie in den Aufgabendetails auf das rote X.

Schritt 19

Es öffnet sich ein Feld. Geben Sie an, warum Sie die Aufgabe ablehnen: Sie müssen einen Grund nennen. Klicken Sie anschließend unter dem Feld auf AUF DIESE AUFGABE ABLEHNEN KLICKEN.

Schritt 20

Die Karte der Aufgabe auf Ihrer Aufgabenwand wird rot – die Farbe für eine abgelehnte Aufgabe.

Um mehr Zeit bitten

Schritt 21

Um für eine Aufgabe mehr Zeit zu beantragen, klicken Sie auf Ihrer Aufgabenübersicht darauf. Das Aufgabenfenster wird rechts geöffnet.

Schritt 22

Wenn Sie die Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben und mehr Zeit benötigen, klicken Sie in den Aufgabendetails auf das orangefarbene ?, um eine Verlängerung zu beantragen.

Schritt 23

Ein Feld wird geöffnet. Geben Sie an, warum Sie die Aufgabe verschieben möchten: Sie müssen einen Grund nennen. Klicken Sie anschließend unter dem Feld auf die Leiste „Bitte wählen Sie ein neues Fälligkeitsdatum aus“.

Schritt 24

Ein Kalender wird geöffnet. Das heutige Datum ist rot markiert, und das ausgewählte Datum ist von einem roten Rahmen umgeben. Wählen Sie das neue Datum aus und klicken Sie anschließend unten im Kalender auf „OK“.

Schritt 25

Klicken Sie unten im Feld auf „ZUM VERSCHIEBEN KLICKEN“.

Schritt 26

Die Karte der Aufgabe auf Ihrer Aufgabenübersicht wird lila – der Farbe für Aufgaben, für die eine Verlängerung beantragt wurde.

Schritt 27

Blaue, rote und lila Aufgaben bleiben in ihrer jeweiligen Farbe auf Ihrer Aufgabenübersicht, bis die Person, die sie Ihnen zugewiesen hat, Ihren Antrag genehmigt oder ablehnt. Wenn die Person bis zum Fälligkeitstermin der Aufgabe nicht geantwortet hat, wirkt sich das nicht auf Ihren Aufgabenintegritätswert in % (oben auf der Seite rechts neben Ihrem Foto) aus, da Sie den Antrag vor Fälligkeit der Aufgabe gestellt haben.

So beantwortet der Zuweisende Ihre Anfragen

Schritt 28

Ihre Anfragen werden dem Zuweisenden als Benachrichtigungen angezeigt: als rote Zähler auf den Symbolen oben rechts auf seiner Seite, direkt links neben „Abmelden“. Um Anfragen zum Abschließen anzuzeigen, klickt der Zuweisende auf das grüne Häkchen.

Schritt 29

Das Feld „Ausstehende Genehmigungen“ wird geöffnet. Es listet die Aufgaben auf, die auf eine Genehmigung warten; rechts wird die Nachricht zur jeweiligen Anfrage angezeigt. Bei jeder Aufgabe klickt der Zuweisende auf das Häkchen, um die Anfrage zu genehmigen, oder auf den Daumen nach unten, um sie abzulehnen.

Schritt 30

Wenn der Zuweisende die Anfrage genehmigt, wird er in einem Dialogfeld aufgefordert, zu bestätigen, dass er die Aufgabe abschließen möchte. Er klickt auf „OK“, und die Aufgabe wird von Ihrer Aufgabenübersicht entfernt.

Schritt 31

Um Anfragen zu einem neuen Abgabetermin anzuzeigen, klickt der Zuweisende auf das orangefarbene Fragezeichen oben rechts auf seiner Seite.

Schritt 32

Das Feld „Abgabetermin verhandeln“ wird geöffnet. Bei jeder Anfrage wird das vorgeschlagene Datum angezeigt; rechts sehen Sie den von Ihnen hinterlassenen Kommentar. Genehmigt der Zuweisende die Anfrage mit dem Daumen nach oben, wird die Aufgabe in Ihrer Aufgabenübersicht auf den neuen Abgabetermin verschoben.

Schritt 33

Um abgelehnte Aufgaben anzuzeigen, klickt der Zuweisende auf das rote X oben rechts auf seiner Seite. Das Feld „Abgelehnt“ wird geöffnet; rechts wird Ihre Begründung angezeigt.

Schritt 34

Der Zuweisende muss weiterhin jede Anfrage genehmigen oder ablehnen, auch eine Ablehnung. Wenn er Ihre Ablehnung nicht für berechtigt hält, kann er sie zurückweisen. Genehmigt er sie, wird die Aufgabe aus Ihrer Aufgabenübersicht entfernt.

Schritt 35

Sobald der Abtretende geantwortet hat, zeigt Ihre Aufgabenübersicht das Ergebnis: Die erledigte und die abgelehnte Aufgabe wurden entfernt, und die zurückgestellte Aufgabe wurde auf ihr neues Fälligkeitsdatum verschoben.