Aufgabenübersicht

Zusammenfassung In Ihrer Aufgabenübersicht werden Ihre Aufgaben nach Fälligkeit in Spalten gruppiert – von „Überfällig“ bis „In mehr als 30 Tagen“: die Zeitleistenansicht. Sie können eine Aufgabengruppe minimieren, um sich auf einen Zeitraum zu konzentrieren. Öffnen Sie eine Aufgabe in der Übersicht, um sie zu bearbeiten, zu kommentieren, Dateien hinzuzufügen, sie abzulehnen, eine neue Frist anzufordern oder sie als erledigt zu markieren. Sie können auch die Ansicht wechseln, um die Aufgaben anzuzeigen, die Sie anderen zugewiesen haben, die Aufgaben Ihres Teams oder Ihre Aufgaben nach Kategorie. Außerdem können Sie Eskalationsaufgaben ausblenden, nach einer Aufgabe suchen, die Übersicht aktualisieren und Ihre Aufgaben in Excel herunterladen.

Schritte

Einführung. In Ihrer Aufgabenübersicht werden die Aufgaben aufgeführt, die Sie erledigen müssen. Die meisten Personen sehen im Laufe des Tages immer wieder nach, welche Aufgaben überfällig sind, heute fällig sind oder erst in Zukunft anstehen.

Schritt 1

Klicken Sie oben links auf der Seite auf „Aufgabenübersicht“. Die Übersicht wird in der Zeitleistenansicht geöffnet. Dort sind Ihre Aufgaben in Spalten nach Fälligkeit gruppiert. Überfällige Aufgaben befinden sich in der ersten Spalte links mit der Bezeichnung „Überfällig“.

Schritt 2

In der nächsten Spalte „Heute“ werden die heute fälligen Aufgaben angezeigt.

Schritt 3

In der dritten Spalte „+24 Stunden“ werden die Aufgaben angezeigt, die innerhalb der nächsten 24 Stunden fällig sind.

Schritt 4

In der Spalte „+48 Stunden“ werden die Aufgaben angezeigt, die innerhalb der nächsten 48 Stunden fällig sind. So geht es in der Übersicht weiter: 7 Tage, 14 Tage, 30 Tage und mehr als 30 Tage. Jede Spalte stellt einen Zeitraum dar, in dem Aufgaben fällig werden.

Schritt 5

Um eine Aufgabengruppe zu minimieren, klicken Sie auf die Kopfzeile oben in der Spalte. Die Spalte wird auf die Kopfzeile verkleinert, die Aufgaben werden ausgeblendet und der Pfeil rechts in der Kopfzeile zeigt nach rechts statt nach unten. So können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die in bestimmten Zeiträumen fällig sind.

Schritt 6

Blenden Sie beispielsweise die Spalten „30 Tage“ und „Über 30 Tage“ aus, damit Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die innerhalb der nächsten 14 Tage fällig sind.

An einer Aufgabe arbeiten

Schritt 7

Sie können eine Aufgabe auch über Ihre Aufgabenübersicht verwalten. Klicken Sie auf die Aufgabenkarte. Daraufhin öffnet sich rechts auf dem Bildschirm ein Bereich. Oben werden der Aufgabentitel, die zuständige Person und die Frist angezeigt.

Schritt 8

Einige Aufgaben, zum Beispiel eine wiederkehrende Aufgabe, die Sie für sich selbst festgelegt haben, lassen sich bearbeiten. Klicken Sie dazu in den Aufgabendetails links neben dem roten X auf das grüne Bearbeitungssymbol (einen Stift auf einem Quadrat). Im Bereich wird ein Bearbeitungsformular geöffnet.

Schritt 9

Ändern Sie bei Bedarf das Fälligkeitsdatum, den Titel, die zuweisende Person, die zuständige Person oder den Aufgabenstatus (das Formular enthält auch eine Kategorie). Klicken Sie anschließend unten im Bereich auf „Aktualisieren“.

Schritt 10

Um der Person, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat (oder sich selbst) einen Kommentar zu schreiben, klicken Sie unten rechts im Aufgabenbereich auf das Stiftsymbol direkt rechts neben der Büroklammer. Daraufhin wird ein Kommentarfeld geöffnet.

Schritt 11

Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein. Mit einem Kommentar können Sie über Neuigkeiten zur Aufgabe informieren und die zuweisende Person – oder sich selbst – über Ihren Fortschritt auf dem Laufenden halten.

Schritt 12

Um Dateien mit zusätzlichen Informationen hinzuzufügen, ziehen Sie sie auf die Leiste „Datei(en) hier ablegen oder zum Hinzufügen klicken!“ unter dem Kommentarfeld oder klicken Sie auf die Leiste, um die Dateien auf Ihrem Gerät auszuwählen. Wenn der Kommentar fertig ist, klicken Sie unten rechts auf „Kommentar veröffentlichen“.

Schritt 13

Um die Aufgabe abzulehnen, klicken Sie in den Aufgabendetails auf das rote X. Dadurch wird eine Ablehnungsanfrage an die Person gesendet, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat. Diese muss Ihrer Anfrage zustimmen oder sie ablehnen.

Schritt 14

Wenn Sie mehr Zeit für die Erledigung der Aufgabe benötigen, klicken Sie rechts neben dem roten X auf das orangefarbene ?, um eine neue Frist anzufordern. Sie müssen einen Grund für die Anfrage angeben.

Schritt 15

Wenn Sie die Aufgabe erledigt haben, klicken Sie rechts neben den Aufgabendetails auf das grüne Häkchen.

Schritt 16

Bei einer Aufgabe, die Sie sich selbst zugewiesen haben, werden Sie in einem Dialogfeld aufgefordert zu bestätigen, dass Sie Ihre eigene Aufgabe erledigen möchten. Klicken Sie auf „OK“.

Weitere Ansichten Ihrer Aufgabenübersicht

Schritt 17

Um die Aufgaben anzuzeigen, die Sie verwalten, also die Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben, klicken Sie in der Schaltflächenleiste oben rechts in der Aufgabenübersicht auf „Zu verwalten“. Sie sind wie in Ihrer Ansicht „Zu erledigen“ gruppiert: „Überfällig“, „Heute“, „+24 Std.“ und so weiter.

Schritt 18

Um Aufgaben nach Teammitglied anzuzeigen, klicken Sie rechts neben „Zu verwalten“ auf „Für das Team“. Ihre Teams werden links unter „Mein Team“ und „Meine SD-Teams“ aufgeführt.

Schritt 19

Wenn Sie mehrere Mitarbeitende verwalten, kann Ihre Aufgabenübersicht Eskalationsaufgaben enthalten, die ausgelöst werden, wenn andere ihre Fristen versäumen. Um diese auszublenden und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Sie selbst erledigen müssen, wählen Sie oberhalb der Spalten links neben „Kategorie“ und „Zeithorizont“ die Option „Mitarbeitereskalationen ausschließen“. Wählen Sie „Alle Aufgaben einbeziehen“, um sie wieder anzuzeigen.

Schritt 20

Um Ihre Aufgaben nach Kategorie anzuzeigen, wählen Sie „Kategorie“ direkt über „Horizon“ aus. Jede Kategorie hat eine eigene Spalte. Die Standardkategorie ist WIP (In Bearbeitung).

Schritt 21

Um eine Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf das Einstellungssymbol (Zahnräder) ganz rechts in der Task Wall, rechts neben „my Gantt“. Das Kategorienfenster wird rechts geöffnet.

Schritt 22

Klicken Sie unten im Fenster auf „Neue Kategorie“.

Schritt 23

Geben Sie die Details der Kategorie ein (CategoryName, CategoryColor, CategoryAction und CategoryOrder) und klicken Sie anschließend unten im Fenster auf „Speichern“.

Aktualisieren, Suchen und Herunterladen

Schritt 24

Um Ihre Task Wall zu aktualisieren, klicken Sie oben links auf der Wall auf die Schaltfläche zum Aktualisieren (zwei kreisförmige Pfeile), links neben dem Suchfeld.

Schritt 25

Eine Aufgabe nicht mehr im Blick? Geben Sie im Feld „Beschreibung durchsuchen“ oben links auf der Wall ein Wort aus der Beschreibung oder ein beliebiges Stichwort ein, um die Aufgabe wiederzufinden.

Schritt 26

Um Ihre Aufgaben in eine Excel-Datei herunterzuladen, klicken Sie auf das Downloadsymbol direkt rechts neben dem Suchfeld.