Takenmuur

Samenvatting Uw Takenmuur toont uw taken, gegroepeerd op vervaldatum, in kolommen van Achterstallig tot meer dan 30 dagen: de horizonweergave. U kunt een groep taken inklappen om u op één periode te concentreren. Open een taak op de muur om deze te bewerken, er een opmerking bij te plaatsen, bestanden toe te voegen, de taak af te wijzen, een nieuwe deadline aan te vragen of de taak als voltooid te markeren. U kunt ook van weergave wisselen om de taken te bekijken die u aan anderen hebt toegewezen, de taken van uw team of uw taken per categorie. Daarnaast kunt u escalatietaken verbergen, naar een taak zoeken, de muur vernieuwen en uw taken downloaden naar Excel.

Stappen

Inleiding. Op uw Takenmuur staan de taken die u moet uitvoeren. De meeste mensen bekijken deze gedurende de dag om te zien welke taken achterstallig zijn, vandaag moeten worden afgerond of pas later vervallen.

Stap 1

Klik linksboven op de pagina op Takenmuur. De muur wordt geopend in de horizonweergave, waarin uw taken in kolommen zijn gegroepeerd op vervaldatum. Achterstallige taken staan in de eerste kolom links: Achterstallig.

Stap 2

In de volgende kolom, Vandaag, staan de taken die vandaag moeten worden afgerond.

Stap 3

In de derde kolom, +24 uur, staan de taken die over 24 uur moeten worden afgerond.

Stap 4

In de kolom +48 uur staan de taken die over 48 uur moeten worden afgerond, enzovoort, verder naar rechts op de muur: 7 dagen, 14 dagen, 30 dagen en meer dan 30 dagen. Elke kolom is een tijdsvenster waarin taken moeten worden afgerond.

Stap 5

Klik op de kop bovenaan de kolom om een groep taken in te klappen. De kolom wordt verkleind tot alleen de kop, de taken worden verborgen en de pijl rechts in de kop wijst naar rechts in plaats van naar beneden. Zo kunt u zich concentreren op wat er in bepaalde perioden moet worden afgerond.

Stap 6

Minimaliseer bijvoorbeeld de kolommen ‘30 dagen’ en ‘Meer dan 30 dagen’ om u te richten op de taken die binnen de komende 14 dagen moeten worden uitgevoerd.

Aan een taak werken

Stap 7

U kunt een taak ook beheren via uw Taakbord. Klik op de kaart van de taak. Het paneel wordt aan de rechterkant van het scherm geopend. Bovenaan staan de titel van de taak, de toegewezene en de deadline.

Stap 8

Sommige taken kunt u bewerken, zoals een terugkerende taak die u voor uzelf hebt ingesteld. Klik hiervoor op het groene bewerkingspictogram (een pen op een vierkant) bij de taakgegevens, links van de rode X. Er wordt een bewerkingsformulier in het paneel geopend.

Stap 9

Wijzig indien nodig de vervaldatum, titel, toewijzer, toegewezene of taakstatus (het formulier bevat ook een categorie). Klik vervolgens onderaan het paneel op Bijwerken.

Stap 10

Als u een opmerking wilt schrijven aan degene die de taak aan u heeft toegewezen (of aan uzelf), klikt u op het penpictogram rechtsonder in het taakpaneel, direct rechts van de paperclip. Er wordt een opmerkingenveld geopend.

Stap 11

Typ uw opmerking in het veld. Met een opmerking kunt u updates over de taak delen en de toewijzer, of uzelf, op de hoogte houden van uw voortgang.

Stap 12

Als u bestanden wilt toevoegen die meer context bieden, sleept u deze naar de balk ‘Sleep uw bestand(en) hierheen of klik om er een toe te voegen!’ onder het opmerkingenveld. U kunt ook op de balk klikken om op uw apparaat naar bestanden te zoeken. Klik, zodra uw opmerking klaar is, rechtsonder op Opmerking plaatsen.

Stap 13

Om de taak af te wijzen, klikt u op de rode X bij de taakdetails. Hiermee wordt een verzoek tot afwijzing verzonden naar de toewijzer van de taak, die uw verzoek moet goed- of afkeuren.

Stap 14

Als u meer tijd nodig hebt om de taak uit te voeren, klikt u op het oranje vraagteken rechts van de rode X om een nieuwe deadline aan te vragen. U moet een reden voor uw verzoek opgeven.

Stap 15

Wanneer u de taak hebt voltooid, klikt u op het groene vinkje rechts bij de taakdetails.

Stap 16

Voor een taak die u aan uzelf hebt toegewezen, verschijnt een venster waarin u moet bevestigen dat u uw eigen taak wilt voltooien. Klik op OK.

Andere weergaven van uw Task Wall

Stap 17

Om de taken te bekijken die u beheert, oftewel de taken die u aan anderen hebt toegewezen, klikt u op To Manage in de rij knoppen rechtsboven op de Task Wall. De taken zijn op dezelfde manier gegroepeerd als in uw weergave To Do: Overdue, Today, +24 hrs enzovoort.

Stap 18

Om taken per teamlid te bekijken, klikt u op To Team, rechts van To Manage. Uw teams staan links vermeld, onder My Team en My SD Teams.

Stap 19

Als u meerdere medewerkers beheert, kan uw Task Wall escalatietaken bevatten. Deze worden geactiveerd wanneer anderen hun deadlines niet halen. Als u deze taken wilt verbergen en u wilt concentreren op de taken die u zelf moet uitvoeren, selecteert u Excl Staff Escalations boven de kolommen, links van Category en Horizon. Selecteer Include All Tasks om ze weer te tonen.

Stap 20

Als u uw taken per categorie wilt bekijken, selecteert u Categorie, net boven Horizon. Elke categorie heeft een eigen kolom. De standaardcategorie is WIP (Work In Progress).

Stap 21

Als u een categorie wilt toevoegen, klikt u op het instellingenpictogram (tandwielen) helemaal rechts op het Taakbord, rechts van my Gantt. Het deelvenster Categorieën wordt rechts geopend.

Stap 22

Klik onderaan het deelvenster op Nieuwe categorie.

Stap 23

Vul de gegevens van de categorie in (CategoryName, CategoryColor, CategoryAction en CategoryOrder) en klik vervolgens onderaan het deelvenster op Opslaan.

Vernieuwen, zoeken en downloaden

Stap 24

Als u uw Taakbord wilt vernieuwen, klikt u op de vernieuwknop (twee ronddraaiende pijlen) linksboven op het bord, links van het zoekvak.

Stap 25

Bent u een taak uit het oog verloren? Typ dan een woord uit de beschrijving of een trefwoord in het vak Beschrijving doorzoeken hier linksboven op het bord om de taak terug te vinden.

Stap 26

Als u uw taken als Excel-bestand wilt downloaden, klikt u op het downloadpictogram direct rechts van het zoekvak.