Meervoudige taken

Samenvatting Een meervoudige taak is één taak die tegelijk aan meerdere mensen wordt toegewezen. Iedereen krijgt een eigen exemplaar om in te vullen, zodat u niet voor ieder van hen een aparte taak hoeft aan te maken. Maak deze aan in een SD. De SD toont vervolgens op één plek de voortgang van iedereen: wie klaar is, wie om meer tijd heeft gevraagd, wie de deadline heeft gemist en wie nog niet is begonnen.

Stappen

Stap 1

Open de SD waartoe de taak behoort.

Stap 2

Zoek de rij paarse knoppen boven de sectiekoppen van de SD. Het taakpictogram is het vierde van links: een vinkje in een vakje.

Stap 3

Klik op het taakpictogram, houd de muisknop ingedrukt, sleep het pictogram naar de SD en laat het los onder de sectiekop waartoe de taak behoort. Daar verschijnt een nieuwe taakrij en rechts in het scherm wordt het paneel Taak invoegen geopend.

Stap 4

Vul bij Toewijzen aan de naam in van de eerste persoon voor wie de taak bedoeld is.

Stap 5

Als u de taak aan meer mensen wilt toewijzen, klikt u rechts van Toewijzen aan op het ledenpictogram (twee personen). Het paneel CC-toegewezene wordt geopend.

Stap 6

Klik op de + rechtsboven in het paneel.

Stap 7

Voeg elke persoon toe: typ hun naam in het zoekvak bovenaan of klik op hun naam in de onderstaande lijst met recente toegewezen personen. Iedereen die u toevoegt, verschijnt in de lijst met personen in CC. Als u iemand wilt verwijderen, klikt u op het minteken aan het einde van diens rij.

Stap 8

Wanneer iedereen op de lijst staat, klikt u linksonder in het paneel op de pijl naar links om terug te gaan naar Taak invoegen.

Stap 9

Beschrijf bij Taak wat er moet worden gedaan, in maximaal 100 tekens.

Stap 10

Stel de deadline in en klik vervolgens op Verzenden.

Stap 11

Iedereen heeft nu de taak: de persoon bij Toewijzen aan en elke persoon in CC. In de SD begint de rij van de taak met "CC:" en wordt de eerste persoon weergegeven onder Uit te voeren door.

De voortgang van iedereen controleren

Stap 12

Klik in de rij van de taak in de SD op de kleine knop SD, direct links van de paperclip.

Stap 13

Er wordt een pagina geopend voor de taak, met één rij per persoon: diens naam onder Actiehouder en de deadline onder Actiedatum.

Stap 14

De kleur van elke rij geeft aan wat de status van die persoon is: - Groen: die persoon heeft de taak voltooid. - Blauw: die persoon heeft gevraagd de taak uit te stellen en het verzoek wacht op goedkeuring. - Rood: die persoon heeft de deadline gemist. - Zwart: die persoon heeft nog geen actie ondernomen en de taak is nog niet te laat.

Tip. U kunt ook een taak aanmaken via het PaT-menu, de ronde knop met het plusteken onderaan het scherm. Kies hiervoor Taak aanmaken. Maak de taak aan binnen een SD, zoals hierboven, als u het overzicht van ieders voortgang wilt zien.