Aufgabenintegrität: Was sie ist und warum sie sinkt

Zusammenfassung Ihr Wert für die Aufgabenintegrität zeigt, wie zuverlässig Sie Aufgaben fristgerecht erledigen. Er wird über einen rollierenden Zeitraum von 90 Tagen gemessen: als Anteil der Aufgaben, die Sie in diesem Zeitraum abgeschlossen haben und die am oder vor dem Fälligkeitsdatum erledigt wurden. Wenn Sie eine Aufgabe nach Ablauf der Frist erledigen, sinkt der Wert. Wenn Sie eine Aufgabe vor ihrem Fälligkeitsdatum verschieben (eine Fristverhandlung, engl. Deadline Negotiation oder DN) oder eine Aufgabe ablehnen, die nicht für Sie bestimmt ist, bleibt der Wert bei 100 %. Ihren Wert sehen Sie oben auf dem Bildschirm. Im Tab „Aktivität“ können Sie nachverfolgen, wodurch er beeinflusst wurde.

Schritte

Warum Aufgabenintegrität wichtig ist. Die Messung der Aufgabenintegrität am Arbeitsplatz ist entscheidend, um Qualität, Verantwortlichkeit und die Einhaltung von Vorgaben sicherzustellen. Sie trägt dazu bei, Standards aufrechtzuerhalten, fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und erleichtert die Leistungsbewertung. Damit ist sie für ein effektives Aufgabenmanagement und den Erfolg der Organisation von zentraler Bedeutung. In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie der Wert ermittelt wird (Berechnung und rollierender Zeitraum von 90 Tagen), wie PaT ihn im Tab „Aktivität“ erfasst, wie Sie nachvollziehen können, wodurch Ihr Wert beeinflusst wurde, und wie Sie ihn jederzeit bei 100 % halten können, indem Sie eine Aufgabe ablehnen oder verschieben (DN).

Schritt 1

Ihr Integritätswert wird oben auf dem Bildschirm rechts neben Ihrem Foto und oberhalb des Wortes „Integrität“ als Prozentsatz angezeigt.

Schritt 2

Ein Wert von 100 % bedeutet, dass alle Aufgaben, die Sie in den letzten 90 Tagen abgeschlossen haben, am oder vor dem jeweiligen Fälligkeitsdatum erledigt wurden. So zeigen Sie dem Unternehmen, dass Sie zuverlässig sind und Ihre Zeit sowie Verpflichtungen gut einteilen können: Mitarbeitende mit hohen Werten für die Aufgabenintegrität gelten als vertrauenswürdiger und besser organisiert als Mitarbeitende mit niedrigeren Werten. Deshalb ist dieser Wert wichtig. Ihn hoch zu halten, bedeutet nicht, Aufgaben zu überstürzen, sondern gut zu planen und zu kommunizieren.

Eine Aufgabe nach Ablauf ihrer Frist erledigen

Schritt 3

Auf Ihrer Aufgabenübersicht sind Ihre Aufgaben nach Fälligkeit in Spalten angeordnet, zum Beispiel „Überfällig“ und „Heute“. Klicken Sie in der Spalte „Überfällig“ auf eine Aufgabe. Der Aufgabenbereich wird rechts auf dem Bildschirm geöffnet.

Schritt 4

Nehmen wir an, Sie haben die Aufgabe inzwischen erledigt, jedoch erst nach Ablauf der Frist. Klicken Sie in der Symbolleiste im Aufgabenbereich auf das grüne Häkchen, um den Abschluss anzufordern (RTC).

Schritt 5

Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf „OK“, um die Aufgabe abzuschließen. Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabe nach Ablauf der Frist abschließen, sinkt Ihr Integrity Score. Im letzten Teil dieses Moduls erfahren Sie, um wie viel.

Ihren Score bei 100 % halten

Schritt 6

Klicken Sie auf eine Aufgabe in der Spalte „Heute“. Sie ist heute fällig, Sie haben also noch Zeit, sich darum zu kümmern.

Schritt 7

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um die Aufgabe abzuschließen, klicken Sie in der Symbolleiste des Bereichs auf das Fragezeichen, um die Aufgabe zu verschieben. Dies wird als DN (Deadline Negotiation, Fristverhandlung) bezeichnet. Das Feld PLEASE DETAIL WHY YOU WISH TO POSTPONE wird geöffnet. Hinweis: Aufgaben vor Ablauf der Frist zu verschieben, ist normal und wird erwartet: Berufstätige verhandeln typischerweise bei 20–30 % ihrer Aufgaben über die Frist. Entscheidend ist, die DN so früh wie möglich einzureichen. So hat die zuweisende Person Zeit, Pläne anzupassen, Beteiligte einzubeziehen und den Zeitplan einzuhalten. Mitarbeitende, die frühzeitig über Risiken für Fristen informieren, sind von unschätzbarem Wert: Sie helfen dem Team, mit den Herausforderungen des Lebens umzugehen und dennoch Ergebnisse zu erzielen.

Hinweis: Vermeiden Sie DNs in letzter Minute. Wenn Sie regelmäßig erst in letzter Minute eine DN einreichen, hält PaT dies im Hintergrund fest. Dieses Verhalten ist oft auf mangelnde Planung und Zeitmanagement zurückzuführen und enttäuscht die Aufgabenverantwortlichen. Nehmen Sie alle Fristen ernst: Eine niedrige Task Integrity wirkt sich auf Ihre Zuverlässigkeit aus. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, nutzen Sie die Planungs- und Zeitmanagementschulungen über die Tools von PaT, um versäumte Fristen zu vermeiden.

Schritt 8

Um eine Aufgabe zu verschieben, müssen Sie weitere Angaben machen. Geben Sie in das Textfeld unter PLEASE DETAIL WHY YOU WISH TO POSTPONE ein, warum Sie mehr Zeit benötigen.

Schritt 9

Klicken Sie unter dem Feld auf please select a new deadline date. Eine Datumsauswahl wird geöffnet.

Schritt 10

Klicken Sie auf das neue Datum, zum Beispiel auf morgen, wenn Sie einen weiteren Tag benötigen, und klicken Sie anschließend unten in der Datumsauswahl auf „OK“. Wenn Sie auch die Uhrzeit ändern möchten, verwenden Sie die Zeitauswahl über den Datumsangaben.

Schritt 11

Klicken Sie auf PRESS TO POSTPONE.

Schritt 12

Ihre Anfrage auf Verschiebung wurde gesendet und muss nun genehmigt werden. Wenn Sie die Aufgabe für sich selbst festgelegt haben, aktualisieren Sie die Seite. Die Aufgabe wird dann automatisch verschoben. Hinweis: Auf Ihrer Aufgabenübersicht wird die Aufgabe violett angezeigt. PaT verwendet Farben, um den Aufgabenstatus anzuzeigen: Violett bedeutet, dass die Aufgabe unter DN steht und darauf wartet, dass der Zuweisende sie genehmigt oder ablehnt. Solange eine Aufgabe unter DN steht, setzt PaT die Messung der Aufgabenerfüllung aus, sodass Ihr Ergebnis unverändert bleibt.

Schritt 13

Öffnen Sie eine andere Aufgabe in Ihrer Aufgabenübersicht. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Aufgabe nicht für Sie bestimmt ist, Sie sie nicht erledigen können oder Ihnen nicht genügend Informationen vorliegen, klicken Sie in der Symbolleiste der Zeile im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche zum Ablehnen (ein Kreuz in einem Kreis). Sie werden aufgefordert, einen Grund anzugeben. Wenn Sie eine Aufgabe ablehnen, wird sie aus Ihrem PaT entfernt und Ihr Ergebnis bleibt unverändert.

Schritt 14

Wenn Sie die Aufgabe stattdessen erledigt haben, klicken Sie auf das grüne Häkchen. Da die Aufgabe vor dem Fälligkeitsdatum erledigt wurde, bleibt Ihr Integritätswert bei 100 % oder verbessert sich, falls er niedriger war.

Schritt 15

Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf „OK“.

Schritt 16

Zurück in Ihrer Aufgabenübersicht sehen Sie das neue Fälligkeitsdatum der verschobenen Aufgabe. Wenn Sie die Aufgabe erledigt haben, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen.

Schritt 17

Klicken Sie auf das grüne Häkchen. Da die Aufgabe fristgerecht erledigt wurde, bleibt Ihr Integritätswert bei 100 % oder verbessert sich, falls er niedriger war.

Schritt 18

Klicken Sie im Bestätigungsdialog auf „OK“, um die Aufgabe abzuschließen.

Nachvollziehen, wodurch sich Ihr Ergebnis geändert hat

Schritt 19

Aktualisieren Sie die PaT-Seite in Ihrem Browser, um zu sehen, wie sich die gerade abgeschlossenen Aufgaben auf Ihren Integritätswert ausgewirkt haben.

Schritt 20

Nach der Aktualisierung hat sich der Wert oben auf dem Bildschirm geändert: Er kann beispielsweise von 100 % auf 98,85 % sinken. In den nächsten Schritten erfahren Sie, woran das liegt.

Schritt 21

Klicken Sie am linken Bildschirmrand auf die Registerkarte „Aktivität“. Daraufhin wird das Feld „Integrität meiner Aufgaben“ geöffnet, in dem oben Ihr Wert und Ihre Ranglisten angezeigt werden.

Schritt 22

Klicken Sie unter dem Wert auf „In den letzten 90 Tagen abgeschlossen“. Darunter werden die Aufgaben aufgelistet, die Sie in den letzten 90 Tagen abgeschlossen haben.

Schritt 23

Scrollen Sie bis zum Ende der Liste. Jede Aufgabe ist nummeriert („Anzahl: 1“, „Anzahl: 2“ usw.). Die Nummer der letzten Aufgabe gibt also an, wie viele Aufgaben Sie in den letzten 90 Tagen abgeschlossen haben, zum Beispiel 87.

Schritt 24

Klicken Sie neben „In den letzten 90 Tagen abgeschlossen“ auf „In den letzten 90 Tagen überfällig“.

Schritt 25

Die Liste zeigt die Aufgaben, die Sie in den letzten 90 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum abgeschlossen haben, darunter auch die gerade abgeschlossene überfällige Aufgabe. Diese Aufgaben führen dazu, dass Ihr Integritätswert sinkt.

Schritt 26

Die Berechnung lautet: (Gesamtzahl der in den letzten 90 Tagen erledigten Aufgaben − nicht fristgerecht erledigte Aufgaben) / Gesamtzahl der in den letzten 90 Tagen erledigten Aufgaben Wenn Sie beispielsweise 87 Aufgaben erledigt haben und 1 davon verspätet war: (87 − 1) / 87 = 0,9885, also ein Integritätswert von 98,85 %. Wenn Sie anschließend eine neue Aufgabe erhalten und fristgerecht erledigen, steigt Ihr Aufgaben-Integritätswert auf 98,96 %. Nach 3 Monaten wird eine überfällige Aufgabe nicht mehr in die Berechnung einbezogen.

Tipp: Erledigen Sie Ihre Aufgaben fristgerecht. Wenn Sie eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigen können, bitten Sie so früh wie möglich darum, den Termin auf ein anderes Datum zu verschieben: Schon dieser einfache Schritt hält Ihre Aufgaben-Integrität bei 100 %. Wenn Sie eine Aufgabe nach ihrem Fälligkeitstermin erledigen, wirkt sich das negativ auf Ihren Integritätswert aus, der auf den Aufgaben basiert, die Sie in den letzten 90 Tagen erledigt haben.